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編排座位圖是組織重大活動的關鍵環節，既需把握整體，也要注重細節。在編排過程中用好小妙招，既省時省力，還能提升服務質效。
重大活動具有參加人員多、涉及部門（單位）多等特征，在編排座位圖時，根據反饋名單，合理劃分區域，有利于精準歸類、科學排序。如，首屆全市旅游發展推介會活動中，我們將座位圖依次劃為：貴賓區、省直嘉賓區、市直嘉賓區、交易會嘉賓區、文旅協會嘉賓區、媒體記者區、工作人員區等7大區域。其中，省直嘉賓區包括省廳部門、兄弟市州、省屬企業等單位代表；市直嘉賓區包括文旅學者及市直部門、區縣、市屬企業等單位代表（見下圖）。
完成分區后，開始逐一編排座次。貴賓區，需考慮職務并兼顧其他各類因素確定座次。其他區域，可依據單位排序確定座次。如，省直嘉賓區中，省廳部門代表從第一排靠近中間過道開始，按照單位排序依次往左編排座次，并用同一種顏色來標注；接著編排兄弟市州、省屬企業等，每個類別人員編排完座次后，分別用不同顏色來標注。市直嘉賓區中，文旅學者則從第一排靠近中間過道依次往右編排座次，并用另一種顏色標注。待所有座位編排完后，在座位圖最下方，用對應顏色備注參加人員類別，便于快速識別。
活動正式開始前，常常出現原定參加的人突然不來了或臨時增加參會人員等情況。編排座位圖時，需要適當預留機動座位，以防臨時增減人員造成大范圍調整。仍以這次旅游發展推介會為例，我們在貴賓區準備了2個機動座位，以防臨時增加嘉賓。另外，在省直嘉賓區、市直嘉賓區第一排靠近中間過道，各預留2個機動座位，座位圖上進行標注，一旦貴賓區人員臨時增加，即可調整到此處預留座位。同時，不同單位之間，需適當預留2—3個機動座位，或者不同區域之間預留1整排機動座位，便于臨時增加人員。
座位圖編排完成后，應與活動時間、地點等信息一起，提前一天發至相關單位和部門，便于參加人員掌握。活動當天，提前將彩印座位圖帶至活動現場，并明確專人分發，做好提示引導，確保出席人員盡快落座。
作者：丁晨曦
來源：秘書工作
