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近日去參加某單位組織的會議,辦公室很早就報了名,結果到了會場連座簽都沒找到,沒找到座簽的還不止我一家單位,后面只能隨便找個空位置坐下。工作人員連忙解釋是報名軟件出了問題,但怎么也難以掩蓋會議組織不力的尷尬。
會議座簽是會議的最基本要素之一。盡管大家都覺得很簡單,但恰恰是最容易出問題的地方。我們來看看會議座簽出過的奇葩事以及規避辦法。
01
名字搞錯
名字搞錯是會議座簽最常出錯的問題之一。問題一般不是張三打成李三,更多的是張毫打成了張豪,或是王剴打成了王凱,雖是一個偏旁字母之差,卻能讓與會者渾身難受,覺得得不到尊重,性格好的人也許默不作聲,架子大的人會直接指出來,會務方會十分難堪。避免這種情況,要以參會者報的名字為準,特別是生僻字,一定要反復核對,領導的名字拿不準可以到官網上查找,確保萬無一失。
02
座簽遺漏
為了操作方便,很多單位現在采取智能報名系統組織報名,雖然軟件的效率高于紙質人工,但出錯的概率也不小,像上面這家單位就是這種情況。因此,對發出通知的單位數量與確認參會的單位數量要反復核對,有些單位未請假或未及時報名的,要電話催促,錯過報名時間以其他形式報名的,要及時記錄。確定了再布置會場不遲,否則突然發現遺漏了,整個會場的座簽擺放都可能會推倒重來。
03
正反不符
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