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凡事預則立,不預則廢。做好會前準備是確保優質高效開好會議的基礎。會前準備要走好“方案制定、會議通知、名單收集、會場布置、會場查驗”關鍵五步。
01方案制定
根據會議特點和要求,第一時間摸清情況是制定會議方案的前提:
一是確定會議主題,搞清楚會議是了解情況、解決問題還是安排部署,掌握會議背景、主要內容、以往慣例等。
二是確定會議類型,搞清楚會議是全體大會、座談會還是報告會,掌握會議時長、參會領導、具體范圍等。
三是確定會議形式,搞清楚會議是現場工作會、電視電話會還是網絡視頻會,是上下座(設主席臺)、圓桌座還是面對面座,掌握會議場地布局。
在摸清基本情況的基礎上起草會議方案,其要素包括會議時間、舉辦地點、主要內容、會議議程、參會范圍、其他事項等(見例1)。
02會議通知
會議方案確定后,要根據會議方案起草會議通知。會議通知要做到簡明扼要、重點突出、要求明確(見例2)。
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