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公函使用上應該注意的一個問題

職場高手 時間：2023-10-10 11:00:01 收藏 WORD下載

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函有公函和便函兩種。行政公文中的函指的是公函。《國家行政機關公文處理辦法》規定：函“適用于不相隸屬機關之間商洽、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等”。按照這個定義，凡是“不相隸屬機關之間”行文，都應該用函。
目前，對于函這一文種的使用存在著一些模糊的或錯誤的看法。比如：有人認為，函不算是正式文件，用函來請求人家批準解決某個問題，不能表達自己謙恭的態度，擔心會影響問題的解決。還有人認為，函只是平行的公文，直來直去，“用它來叫我這個主管部門辦這辦那，小看了本機關”。結果，在實際應用時，常常是各種各樣的“請示”“報告”取代了函，出現了處級機關向科級單位“請示”“報告”，平行機關之間相互“請示”“報告”的現象。這一問題應該引起注意并切實加以糾正。
首先，每種公文都有其特定的用途。準確地選用文種是促進公文規范化的重要條件。“適用于不相隸屬機關之間”這11個字對函的行文方向做了明確的界定，既然如此，就不應再去搞“變通性”的做法。
其次，應該認識到，國家機關的基本職能是為基層、為人民服務，在職權范圍內全心全意地工作是每個機關的基本職責。因此，嚴格按照國家的有關規定行文，不能算是失“禮”，也不應該超越規定的要求去計較什么“禮”。
再次，并不是只有“請示”“報告”才能表達發文單位謙恭的態度，函也可以做到這一點，比如：《××關于商請解決××××問題的函》，由于有了“商請”二字，這個題目就顯得比較客氣。在內容的表述上，如果能做到理由充分，語氣謙和，也能使對方體會到發文單位誠懇的態度，而不會產生“被逼決定”的感覺。
總之，當前函在使用上存在的問題必須引起我們的重視并切實加以克服，而準確地把握函的性質和特征，是正確使用函的關鍵。這也進一步說明，認真地、不折不扣地執行《國家行政機關公文處理辦法》，是規范公文處理工作、提高公文處理水平的保證。
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