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“見屏如面”的視頻會議禮儀

職場高手時間：2023-10-10 18:16:01 收藏 WORD下載

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隨著疫情在全球持續蔓延，越來越多的企業、機構、政府部門、學校將日常工作交流或教學活動轉為線上。“見屏如面”的遠程視頻會議變得日益高頻化、常態化，因此，掌握常識性的禮儀知識有助于確保線上交流更加高效有序地進行。

一、預先發送會議議程

會議組織者至少提前一天將詳細的議程發送給與會者，內容應包括：時間、主題、嘉賓、會議流程、視頻軟件名稱（含登錄方式）等，有助于參會人員會前做好充分準備。

二、介紹參會人員很重要

視頻會議就像真正的會議或社交活動一樣，不可能在沒有介紹兩個素不相識的人之前就開始交談。同樣的做法也適用于虛擬會議。主持人要確保在一開始就介紹主要參會人員。

三、避免噪音，保持充足光線

視頻會議首先需要一個安靜的環境，嘈雜的背景噪音會讓發言人煩躁，影響會議質量。不發言時，參會者主動“閉麥”也是一個良好的習慣。若中途有事需要離席或有私事要處理，可將攝像頭暫時關閉。為保證會議中每位參會者都能看到自己，請不要處于“背光”的環境。如果用手機參加會議，請避免因手持手機而引起的視頻晃動，最好使用手機支架，并調整到合適的角度。

四、儀容整潔，環境適宜

保持面部、發型整潔，根據會議主題選擇合適的服飾。視頻過程中始終注意自己的表情、動作，因為此時的一言一行都是“有目共睹”的。為了使與會者的注意力集中在會議內容上，需尋找一個干凈整潔的環境，并在鏡頭范圍內擺放適宜的辦公用品或裝飾品，可以減少參會者分心的機會，同時展現出良好的職業素養及個人品位。

五、發言時眼睛正視鏡頭

如果說話時一直盯著屏幕上的自己或眼睛望向鏡頭以外的地方，注意力就好像在別處。講話時直視鏡頭會給參會者一種“你在看他”的感覺，能夠抓住對方的注意力，從而營造出良好的互動交流氛圍，使每個人都愿意參與到對話中來。

六、排除干擾，專注于議程

來自手機、電腦應用程序的通知可能會分散自己及其他與會者的注意力。另外，會議進行中，在鏡頭范圍內隨意回復手機信息、接打電話也是非常不禮貌的，會讓參會者感到不受尊重或被輕視。

七、主持人要堅守崗位

主持會議的一般規則是：

會議開始前，先于其他人進入虛擬會議室，并協助大家調試設備。

會議開始時，引見各位參會者，介紹會議相關內容，并公布注意事項及要求、規則。

會議進行中，引導與會者按照既定流程逐項推進，并掌控每位的發言進度，保證會議按時開始和結束，切勿嚴重超時。

會議結束時，進行簡單總結，向與會者表示感謝，宣布會議結束，并等到所有人離開虛擬會議后再關閉視頻程序。因為主持人先離開會議就像主人先離開自己的宴會一樣，有失禮節。