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公文寫作較之于一般文章的寫作，從選材立意、結構安排、語言表述到寫作文風、行文格式以及時間和數字用法等都有其特殊要求，應遵循特定的規范。寫作者應了解公文寫作的一般知識，熟悉其行文格式，把握寫作要領及規律，練好基本功。重點應把握如下六個方面：
一、領會意圖
公文寫作是遵“令”而作，也就是要根據領導和機關的意圖行文。因而，寫作公文首要的是要準確了解、把握領導和機關交擬文稿的意圖，明確行文的目的、要求、中心內容以及發送和閱讀對象等，即明了為什么寫、寫給誰、寫什么、使用什么文種等。只有意圖明確，才能確立正確的寫作思路、采取正確的寫作方法，寫出的公文才能對路。在把握行文意圖及相關要求的基礎上，還要有針對性地熟悉和了解有關政策法規，明確與寫作內容有關的工作指導方針和政策界限等，作為行文的指導；同時，收集有關資料，對起草文稿相關的問題進行必要的了解和調查，也就是要充分占有材料、分析研究問題，提出可供選擇的措施和意見等，即提煉觀點。總之，領會意圖的過程，也是確立寫作思路的過程，它是公文寫作的基礎和首要環節。
二、準確立意
公文“立意”，一是要正確。這是由公文具有權威性和約束作用所要求的。只有立意正確，才能寫出符合黨和國家路線、方針、政策，準確體現行文意圖的公文，寫出的公文才對工作有指導作用，從而發揮其應有的效用。二是要清晰。公文無論是提出問題、解決問題，還是表明觀點、提出要求，都應表述明確。只有立意清晰，寫作思路才清楚，表述才充分達意，公文才具有適用性。三是要集中。立意集中，要求一篇公文一般只突出表達某一基本思想，溝通某一主要情況，提出和解決某一主要問題，也就是說要緊緊圍繞中心、突出中心，以此統帥全文。四是要有新意。根據新的形勢、任務和時代特點，提出新觀點、新思路，拿出新的措施和辦法，以增強公文的感召力、針對性和指導性。
三、準確擬題
一個完整的公文標題，一般由發文機關名稱、事由和文種三部分組成。擬定一個好的標題，一是公文的事由要精確達意，準確體現公文的基本內容。二是要根據公文內容準確選用文種，對號入座，達到內容、形式和文種的統一。三是文字要力求精練。公文標題要簡短通順，一般的標題應提倡寫一句話，用幾個字、十幾個字高度概括。精練文字，除了在事由部分盡量壓縮外，遇到內容較多、情節繁雜的公文，可用“有關問題”“若干問題”一類的詞語來概括。四是要精明文義。公文的標題要開門見山，精明醒目，在標題的含義上要精明扼要，突出重點，高度概括；在邏輯關系上要做到概念準確，立意新穎，觀點和材料相統一；在用語上要合乎語法要求，用詞準確。
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