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只要是工作，就不可避免要開會(huì)，尤其是年輕人，有時(shí)候會(huì)遇到“替領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)”的任務(wù)。有的人說，替?zhèn)€會(huì)有啥難的？去聽不就完了？其實(shí)，看起來一件小事，很多人做的不夠好。甚至有的人工作了幾十年，連“替領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)”這個(gè)小事都不會(huì)。今天我就跟大家講講怎樣把“替領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)”這個(gè)任務(wù)不折不扣、出色的完成好。
一、接受任務(wù)，你要問領(lǐng)導(dǎo)三句話。
接到領(lǐng)導(dǎo)交代你“替會(huì)”時(shí)，要干脆利索的答應(yīng)，不要找理由退掉這個(gè)事，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)很明白開會(huì)的重要性，不是萬不得已不會(huì)找人替會(huì)。能夠第一時(shí)間想到你，是對(duì)你的一種認(rèn)可和信任，千萬不要覺得領(lǐng)導(dǎo)讓你開會(huì)是“抓苦差”。接到領(lǐng)導(dǎo)交代之后還有一些事你需要向領(lǐng)導(dǎo)了解清楚。
一是領(lǐng)導(dǎo)讓你“替會(huì)”他請(qǐng)假了沒有？如果沒有你就提示領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)個(gè)假，以免被上頭通報(bào)。曾經(jīng)有一個(gè)同事替領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)忘了請(qǐng)假，被攔在會(huì)場(chǎng)外，他說：我就是來替會(huì)的，你們不讓參加那我就走了！最后領(lǐng)導(dǎo)挨了批評(píng)，鬧的挺尷尬。如果能多一句話，提示一下領(lǐng)導(dǎo)還是有必要的，可以避免很多問題發(fā)生。你提示了，領(lǐng)導(dǎo)不以為然，將來也不會(huì)遷怒于你。
二是會(huì)議是否需要匯報(bào)或者發(fā)言？很多會(huì)議為了解決問題需要參會(huì)者進(jìn)行匯報(bào)或者發(fā)言，你作為“替會(huì)”人員，不發(fā)言不合適，發(fā)言吧又沒有準(zhǔn)備，也怕說的多了超出自己部門的權(quán)限，甚至鬧出笑話。所以，開會(huì)前一定要和領(lǐng)導(dǎo)核對(duì)一下是否需要發(fā)言匯報(bào)，有沒有匯報(bào)材料，做好充分的準(zhǔn)備。如果有發(fā)言，要與領(lǐng)導(dǎo)溝通好發(fā)言的框架，有材料按材料發(fā)言，沒有材料按照和領(lǐng)導(dǎo)溝通的內(nèi)容發(fā)言，千萬不要為了博出位而有出圈、出格的發(fā)言。
三是開會(huì)有沒有文字通知？因?yàn)槟阋篱_會(huì)的準(zhǔn)確時(shí)間和地點(diǎn)是哪里？有什么要求？所以文字通知要認(rèn)真看看，是否需要著工裝、提前多少分鐘入場(chǎng)、如何入座、會(huì)議議程等等。
一個(gè)接受任務(wù)寫了這么多，其實(shí)并不復(fù)雜，也就是幾句話的事，一定要問明白、記清楚。
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