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文書禮儀涉及各行各業的禮儀規范，是職業交往中必不可少的關鍵環節。在特定的時間內，及時準確的禮貌文書，可以表現個人及企業的良好風范。文書禮儀還包括一般的書信禮儀，對個人而言，這體現了其基本的文化素質。因此，無論從事什么職業，都應該了解文書禮儀，在紙面上做到禮貌周到、有禮有節。文書禮儀包括范圍相當廣泛，在工作過程中單位與單位、個人與個人、個人與單位都有可能形成一定的書信關系，比如邀請函、傳真等，在撰寫時應當力求準確、適當地表達出禮儀上的要求，根據不同的時機和對象，把文書寫得恰如其分、恰到好處。有時候，還可根據具體情況寫進一定的實質內容，以便使禮儀文書達到更好的效果。文書中涉及的時間、地點和其他有關資料，均應經過核對，做到翔實可靠。不應把禮儀文書僅僅視為“應景文章”，簡單抄襲套用現成的格式。職業文書類型廣泛，包括賀函、賀電；感謝信、感謝電和感謝公告；邀請函、邀請電和復件；國書、全權證書、授權證書、委任書等，還包括一些事項通知。需要特別指出的是，職業禮儀文書應注意在文字中的名字、名稱，在第一次出現時都應使用全稱。比如文電中的外國國名，如習慣用簡稱，可使用正式簡稱。某些特殊國家，不可使用簡稱。文中的單位名稱，第一次亦應使用全稱。對方的職銜、姓名要用全稱。在文書中對對方在社會中的職務、職稱、地位的稱呼，稱為公職位。如主席、總理、部長、局長、校長、主任、經理、董事、會長、秘書長、理事等。如果收信人有過兩種以上的職務（或職銜），甚至同時身兼數職，就需要選擇一個適當的稱呼。選擇的原則是視書信內容與受信人的哪個職位關系密切。如受信人從前是寄信人的老師，現在當了局長，而寄信人的書信重點是敘師生情誼，那么這封信的稱謂就應以表示師生關系為宜。科技文明日新月異，人際間的交往溝通變得越發快捷。但越是如此，書信在現代生活中越顯得禮數周到，親筆信就體現著對對方的尊敬有加。古人曾在書信中表現出“自謙而敬人”的美德。清華大學歷史系彭林教授在談到書信禮時，曾提到書信中的敬稱稱呼是向對方表明尊重，一般用古代的爵稱，君、公等，也可在稱謂前加敬字，或者稱字和號。像夫人一詞，是專用來稱對方或他人妻子的，也包含尊敬的意思，但稱呼自己的妻子為我夫人就不合適了。古人“自謙而敬人”的做人原則在書信中表現為對別人用敬稱的同時自己用謙稱。書信禮更多的是一種禮儀規范，但所折射的卻是中華民族幾千年來尊敬謙虛的傳統美德。現代人寫信的機會越來越少，大多數人都已經習慣使用E-mail，但其實一些基本的原則，比如書信的結構敬語稱呼等還是應該和傳統書信一樣。1.要小心寫在E-mail里的每一個字，每一句話。因為現在法律規定E-mail也可以作為法律證據。所以發E-mail時要小心，如果對公司不利，千萬不要寫上，如報價等。發郵件時一定要慎重。2.郵件訊息不要太冗長。這樣不會引起別人的注意，別人也沒有興趣看下去。3.不要在郵件末端列出對方的地址。因為對方知道自己的地址，不用寫，寫上反而會令對方感覺不太好。4.發送附加文件要考慮對方能否閱讀該文件。給人細心、體貼的感覺，而且讓人意識到這個文件的重要性。1.需要發送或接收傳真時，如果需要人工呼叫，在接聽電話時口齒清晰地說“你好”，然后報出自己的公司名稱和部門名稱。交流時語氣要熱誠、口音清晰、語速平緩。電話語言要準確、簡潔、得體。音調要適中，說話的態度要自然。2.發送傳真時應仔細查閱相關資料，傳真應當包括聯系信息、日期和頁數，應盡量寫清接收人的全名。
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