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公文在遣詞造句上，應注意使用單義的、本義的、穩定的、不帶感情色彩的詞語，組織簡明、直陳的語句，以使公文語言平實、簡要、準確、得體。一要注意詞語意義的差別，準確把握用詞尺度。表達同一個意思，有時有幾個相近的詞語可供選擇，要根據上下文的關聯意義、公文的種類和性質，分辨詞語意義有選擇地用詞。如：“中國”、“中華民國”、“中華人民共和國”、“祖國”在使用上是有差別的。“中國”是我國有史以來的名稱，意義最廣；“中華民國”、“中華人民共和國”都有特定的歷史背景；“祖國”則適用于中華民族內部。“秦始皇統一了中國”、“孫中山創立了中華民國”、“中華人民共和國成立于1949年”、“炎黃子孫盼望祖國統一”等句子中帶點的詞是不可以互換的。不同種類或性質的公文，用詞也有區別。如：請示事項用“懇請”；商洽事宜用“商請”；提出措施，希望上級采納，用“建議”；提出要求，作出指示，讓下級執行，用“必須”、“應該”、“要”；商洽工作，要求回復，用“望復”；請示事項，要求答復，用“請批復”；印發規范性文件用“請認真貫徹執行”、“請遵照執行”；轉發“報告”用“請參照執行”、“請研究貫徹執行”。二要適當使用表示模糊概念的詞。模糊與精確相對立，但不與準確相矛盾。公文不僅要求用精確的詞語而且也需要用模糊的詞語，二者都是為了準確。譬如，“截止1998年年底，全區已完成節水灌溉面積約220萬畝”、“到目前為止，公費旅游之風尚未完全剎住”，“年底”、“目前”都是模糊概念，前者因為是統計概數，無須精確到×月×日，后者則是表述的需要，無需精確，如果將“目前”改為“×年×月×日”，反而失去準確性。公文中常用的表示時間的模糊概念有：現、現在、最近、近日、近來、近期、相當一段時間、一定時期、目前、自×××以來，等等；表示數量的模糊概念有：一些、有些、某些、部分、大部分、少部分、幾乎全部、個別、極個別、多數、大多數、絕大多數、少數、極少數、多次、屢屢、不少、凡、相當數量，等等；表示范圍的模糊概念有：各級、各類、有關、相關、一系列等等；表示程度的模糊概念有：十分、很、非常、進一步、切實，等等。諸如此類，都是公文表述中必不可少的模糊概念。三要運用專業術語。專業術語含義單一，能使表義準確。公文涉及業務工作時，應當運用專業術語，可以起到簡潔明了、精煉得體的作用。不同的行業各有不同的專業術語，文秘人員應當注意學習各種業務知識，不說外行話。四要注意使用具有概括性的習慣用語特別是成語。如：忠于職守、恪盡職守、玩忽職守、協調配合、廉潔奉公、舍己為人、精益求精、以權謀私、徇私舞弊、揮霍浪費、吃拿卡要、行賄受賄、小金庫、回扣、贊助、走后門等等。諸如這類成語或習慣用語，用在公文中，不但可以表義準確，而且言簡意賅，使語言更精煉。但是，也要注意避免堆砌詞藻，不使用帶有地方性色彩的習慣用語。五要恰當使用一些在現代漢語中保留下來的文言詞語。現代公文中常用的文言詞語有：查、茲、貴、該、經、業經、悉、驚悉、擬請、務請、是荷、為荷、為盼、承蒙、特此、特予、此令、為要、為宜、值此、如下、凡等等。商洽、請示事宜時常用“貴”、“為荷”，批復中常用“悉”、“經”，慰問電(信)中常用“值此”，唁電中常用“驚悉”。恰當使用這些文言詞語，可以表達特殊的意義，而且使語言簡煉，但是切不可濫用，否則，會破壞公文的嚴肅性。六要多用陳述句和祈使句。陳述句是敘述事實、說明情況、判斷是非的句子，表義樸實、準確，不卑不矯，直接陳述事務。祈使句則將要求做什么、怎么做的意思，表達得最直接，使人能很快明確意圖，所以公文使用這兩種句子最頻繁，這兩種句子也最適宜于公文。七要盡量使用短句。使用簡短的句子，由于附加成分少，不易造成語病，易于理解，容易讀懂，節奏感強，不拖泥帶水，能夠形成公文要求的語勢。八要適當使用成分共用句。公文中常見多個名詞并列構成一個主語共用一個謂語，多個動詞構成聯合詞組充當謂語共用一個賓語，多個形容詞聯合充當一個狀語等等現象。這種多個意思凝聚在一個成分里的方法，使公文的語句結構緊湊，表意豐富，句式簡潔明快。九要恰當使用無主句。為了節省篇幅，達到簡煉的目的，當公文執行主體或遵行者不言自明時，可以不補足寫明。如：你委《×××請示》(自治區人民政府)收悉”。“經研究，(自治區人民政府)現批復如下：”括號中的名稱都是省略的主語。”
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