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《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定,紀(jì)要“適用于記載會議主要情況和議定事項”。紀(jì)要即通稱的會議紀(jì)要,是黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和企事業(yè)單位共同使用的,用來記載會議主要情況、傳達(dá)會議議定事項的紀(jì)實性公文。紀(jì)要根據(jù)會議記錄和會議文件以及其他有關(guān)材料加工整理而成,通過記載會議主要情況、傳達(dá)會議議定事項,概括地反映會議精神、統(tǒng)一與會者的認(rèn)識,便于指導(dǎo)相關(guān)工作的開展。
一是辦公會議紀(jì)要。辦公會議紀(jì)要指用于記載機(jī)關(guān)單位召開的辦公會議所研究、議定的事項或者布置的任務(wù)等內(nèi)容的紀(jì)要。二是工作會議紀(jì)要。工作會議紀(jì)要主要是指專門會議、專題研討會、座談會、學(xué)術(shù)研究會等會議形成的紀(jì)要。三是協(xié)調(diào)會議紀(jì)要。這類紀(jì)要是兩個或者兩個以上平行或者無隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)單位,就某一問題開會磋商,達(dá)到一致意見后整理出來的會議紀(jì)要,以共同遵守執(zhí)行。此外紀(jì)要還可以從性質(zhì)上分為決議型會議紀(jì)要、情況型會議紀(jì)要、消息型會議紀(jì)要,從內(nèi)容上分為綜合性會議紀(jì)要和專題性會議紀(jì)要等。第一種采用單項式標(biāo)題。這種形式的標(biāo)題一般由會議名稱和文種名稱兩部分構(gòu)成,如“XX公司黨委推進(jìn)學(xué)習(xí)型黨組織建設(shè)工作研究會會議紀(jì)要”,會議名稱部分酌情可以包含或者省略會議召開者的名稱,這種結(jié)構(gòu)形式是紀(jì)要標(biāo)題最常見的寫法。單項式標(biāo)題有時也用會議內(nèi)容替代會議名稱,如“關(guān)于引進(jìn)高級人才問題的會議紀(jì)要”。第二種采用雙項式標(biāo)題。這種形式的標(biāo)題即由正標(biāo)題和副標(biāo)題兩部分構(gòu)成,正標(biāo)題一般說明會議主旨、意義或者內(nèi)容,副標(biāo)題一般說明會議名稱和文種,如“反腐倡廉正黨風(fēng)——××市反腐工作座談會紀(jì)要”。紀(jì)要用于新聞報道之中,多采用這種形式的標(biāo)題。一般在標(biāo)題之下寫上成文日期,并用小括號括入。如果是會議通過的紀(jì)要,注明會議名稱與通過日期,即寫成“xxxx年x月x日xxxx會議通過”。也有的將成文日期寫在正文之后的右下方。紀(jì)要的正文一般由前言、主體和結(jié)語三部分內(nèi)容構(gòu)成。如何寫紀(jì)要前言。這部分概述會議的基本情況,包括簡要地交代會議的名稱、內(nèi)容、時間、地點、規(guī)模、參加人員、主要議題、會議情況、會議成果和對會議的評價等,然后用“現(xiàn)將這次會議研究的有關(guān)問題紀(jì)要如下”等習(xí)慣用語轉(zhuǎn)入下文。前言部分的文字必須十分簡練,常見的寫法有兩種:一是將會議的時間、地點、參加人員和主持人、會議議程等基本情況分條列出,二是將上述會議的基本情況作為一段進(jìn)行概述。如何寫紀(jì)要主體。這部分概述會議的主要精神和議定事項,是對會議主要精神和議定事項的系統(tǒng)整理和集中反映。一是分條列項式。就是把討論的問題和議定的事項按照主次分條分項地列出來,會議討論幾個問題就列出幾條,一目了然。辦公會議紀(jì)要、工作會議紀(jì)要多用這種寫法。二是綜合概括式。就是將會議的內(nèi)容或者議定的事項進(jìn)行綜合概括,分成若干部分,然后逐項寫出。這種寫法有利于概括比較豐富的會議內(nèi)容,有利于貫徹者把握會議的主要精神,常用“會議認(rèn)為”“會議指出”“會議提出”“會議決定”“會議聽取了”“會議討論了”“會議研究了”等詞語來集中概括地反映會議的中心議題。經(jīng)驗交流會議紀(jì)要、學(xué)術(shù)問題討論會議紀(jì)要等多用這種寫法。三是發(fā)言摘錄式。就是摘錄會議發(fā)言內(nèi)容,把會上具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理,提煉出內(nèi)容要點和精神實質(zhì),然后按照發(fā)言順序或者按內(nèi)容性質(zhì)歸類寫出來。一些重要的座談會紀(jì)要常用這種寫法。如何寫紀(jì)要結(jié)尾。這部分一般是提出希望、發(fā)出號召,要求與會者或者有關(guān)機(jī)關(guān)單位認(rèn)真貫徹會議精神,努力完成會議決定的事項或者任務(wù),常用“會議希望”“會議號召”“會議要求”等來提出具體措施和要求。有的紀(jì)要正文最后一個問題敘述完畢,全文也就結(jié)束了,不再有結(jié)尾。
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