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黨政機關公文格式規范化，是機關公文的最基本要求，是保證公文質量和提高公文辦理效率的重要手段，也是顯示其權威性特征的重要標志。某些機關領導和公文辦理人員對公文格式的重要性缺乏足夠認識，甚至錯誤地認為公文格式只不過是形式而已，只要內容正確，格式規范不規范無關緊要。這種錯誤認識導致一些部門對公文法規不組織認真學習，不作廣泛深入宣傳，不及時轉發到各基層并組織實施，因而在公文辦理中常常沿用舊的甚至錯誤的公文格式而不思改正，大大影響了公文格式標準化的進程，也影響了公文辦理效率和質量。
一、規范公文格式，有利于發揮公文效用
《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）規定，公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。公文具有規定的格式，制發公文必須統一格式，保證公文的完整性、準確性和程序性，便于公文處理，發揮公文效用。
1. 關于“簽發人”。公文簽發是公文生效必備的條件，公文必須經過發文機關負責人簽發才能正式生效，公文簽發是發文機關負責人履行職責的重要體現。《條例》規定“上行文應當標注簽發人姓名”。在公文文種中，“請示”“報告”以及按請示性公文程序和要求辦理的“意見”，應該按照“上行文格式”來處理，都要求必須出現“簽發人”標識區域，并標注簽發人姓名。之所以規定“上行文”必須標注“簽發人”姓名，其目的在于表明公文的具體負責者，督促有關領導人認真嚴肅地履行權利義務，確保公文質量；同時讓上級機關的領導人了解下級機關誰對上報事項負責，也是我國行政首長負責制的需要。
2.關于“密級”和印發傳達范圍。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。公文尤其是涉密公文應當根據工作需要確定印發傳達范圍。確定印發傳達范圍有兩個基本原則：一是工作需要原則。應當根據工作需要確定，不應簡單地把知悉公文內容視為一種政治待遇，或者把行政級別作為確定公文知悉范圍的依據。二是涉密范圍最小化原則。應當把國家秘密知悉范圍盡量限定到最小。能夠限定到具體人員的，限定到具體人員；不能限定到具體人員的，限定到機關、單位，由機關、單位限定到具體人員。當然，傳達范圍的限定只限于上級對下級行文，下級對上級行文不宜規定傳達范圍。
3.關于“發文機關署名”“印章”“成文日期”。公文落款中的署名、印章、成文日期是公文生效標志構成的三要素。印章是體現公文效力的表現形式，是公文生效的標志，是鑒定公文真偽最重要的依據之一。成文日期是公文的生效時間，是黨政機關公文生效的重要標志。確定成文時間看起來是個小問題，但實際上它們的作用卻很大。公文如果沒有生效時間，在某種意義上說就是一紙空文。
4.關于“發文機關標志”、署名和發文機關名稱。《條例》規定，公文標題由發文機關名稱、事由和文種組成。版頭中的發文機關標志由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。原則上，發文機關標志中的發文機關全稱或者規范化簡稱、公文標題中發文機關名稱和落款中的發文機關署名要一致。聯合行文時，發文機關名稱可以作些省略。值得注意的是，一個完整、規范的公文標題由發文機關名稱、事由和文種三要素組成，讓受文者一看就明白這份公文是哪個機關發來的，說的是什么問題，是什么種類的公文。省略“發文機關名稱”，受文者只能從版頭、落款署名中才可看出這份公文是哪個機關發來的，不利于公文運轉和辦理，也不利于公文標題的引用。
二、規范公文格式，有利于提高辦文效率
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