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辦公室工作主要是辦文、辦會和辦事，由此可知辦會在整個辦公室工作中所處的位置。會務工作是一項非常繁瑣的工作，一般情況下，若時間足，可充分細致地考慮會議方案，認真按會務程序籌備。但在實際工作中，會遇到領導臨時決定召開范圍較大的會議，這類會議如何組織，試談幾點粗淺的體會。
一、快速、準確領會領導意圖
領導交辦的應急性會議，由于時間倉促，往往交辦不細，這就要求承辦人員必須快速、準確領會領導意圖。不但要清楚會議名稱、時間、地點、參加人員、主席臺就座領導，還要明白領導的某些特殊要求，如：座次安排、會議議程中的主持詞、講話，以及會議開始時、會議進程中、會議結束時是否放某種音樂或歌曲等等。只有快速明白領導意圖，才能在會務服務中做到不顧此失彼。不領會領導意圖，就會事事處于不確定狀態，會務工作也就難以逐項圓滿落實。
二、迅速在頭腦中形成預案
應急性會議不像平時會議，它不能按部就班地形成書面方案，也沒有時間召開有關單位協調會，將任務分解。承辦人員必須在明白領導意圖的同時，頭腦中迅速形成預案，將預案調理成步驟，胸有成竹，逐一落實。如果再像平時會議那樣形成書面方案，召開有關單位會議，就會失掉辦會時間，影響會議召開；如果不在頭腦中形成預案，會務工作將無頭無緒，會議也不能順利召開。
三、冷靜快捷地實施
辦好應急性會議，首先頭腦要冷靜。要按照“預案”和“步驟”，分清輕重緩急逐一落實，調動一切可以調動的力量參與會務。這里要處理好幾個關系：
一是要處理好快與細的關系。快是時間所迫，細是會務內在要求。工作做細了，在一定程度上就是快。工作粗糙，丟三落四，勢必導致會務工作返工重做，從整體上說就是慢。正確處理快與細的關系，就要做到細中求快，快中做細。
二是處理好會務工作“合”與“分”的關系。會務工作中的“合”就是了解掌握全局，“分”能使任務快速得到落實。只有在掌握全局的情況下，將任務迅速分解，把落實情況快速調度起來，才能做到既落實迅速，又總攬整體的目的。
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